La conservazione è una di quelle impostazioni che restano al valore di serie fino al giorno in cui qualcuno chiede un confronto anno su anno e scopre che i dati si fermano quattordici mesi fa. Ecco come scegliere un numero in modo consapevole.

Parti dai report che consulti davvero

Non da quelli che potresti consultare. Da quelli che hai aperto il trimestre scorso.

La maggior parte delle domande di analitica trova risposta entro 90 giorni: come va questo mese rispetto allo scorso, la campagna ha funzionato, quali pagine vengono lette, da dove è arrivato il traffico. Se è davvero tutto quello che fai, una conservazione corta non è una rinuncia.

Tre domande hanno bisogno di più tempo, e sono quelle che colgono le persone impreparate:

Il confronto anno su anno ha bisogno di almeno tredici mesi, e in realtà di quattordici perché il periodo di confronto sia completo prima che quello attuale finisca. Una conservazione di dodici mesi non può rispondere a «come è andato questo dicembre rispetto a quello scorso», perché il dicembre scorso è uscito dalla finestra mentre questo cominciava.

La stagionalità ha bisogno di due o tre cicli completi prima che uno schema sia distinguibile da una coincidenza. Per un'attività di vendita al dettaglio sono due o tre anni.

I cicli di conversione lunghi devono coprire il ciclo. Se chi compra da te ci mette quattro mesi a decidere, una finestra di 90 giorni ha già scartato il primo contatto quando avviene la vendita, e la tua attribuzione lo riassegna in silenzio.

Scriviti quale di quelle tre ti serve davvero. Se non te ne serve nessuna, smetti di leggere e imposta 12 o 14 mesi.

Che cosa richiede la legge

Ai sensi del GDPR, la limitazione della conservazione (articolo 5, paragrafo 1, lettera e)) dice che i dati personali non possono essere tenuti più a lungo di quanto sia necessario per la finalità. Nel regolamento non c'è nessun numero, perché il periodo necessario dipende dalla finalità.

La conseguenza pratica è che «teniamo tutto per sempre» non è una politica che tu possa difendere, e nemmeno «lo teniamo 26 mesi perché è il valore di serie dello strumento» lo è. Quello che ti serve è un periodo che hai scelto, un motivo che sai enunciare, e una cancellazione che avvenga davvero.

Alcune autorità sono state precise nelle loro linee guida sulla misurazione dell'audience. Le esenzioni dal consenso per la misurazione dell'audience (quella della CNIL francese è la più dettagliata, e il Garante pubblica le proprie linee guida sui cookie e sugli altri strumenti di tracciamento) arrivano con delle condizioni, e una di queste limita la conservazione. Se ti appoggi a qualcosa del genere, il numero non tocca a te sceglierlo.

Due cose riducono il problema invece di risolverlo. L'aggregazione (tenere totali giornalieri invece di eventi singoli) fa sì che lo storico lungo non sia più affatto un dato personale, quindi la limitazione della conservazione smette di applicarglisi. E uno strumento che non conserva nessun identificativo persistente ha meno da difendere in partenza.

Che cosa costa una conservazione più lunga

Soldi, se lo strumento la fa pagare. Certi lo fanno.

Velocità delle interrogazioni. Una dashboard che legge cinque anni di eventi è più lenta di una che ne legge tre mesi, a meno che lo strumento non pre-aggreghi. Se lo fa, chiedi che cosa conserva l'aggregato e che cosa scarta. Gli aggregati sono di solito costruiti per le domande che qualcuno ha previsto.

La superficie di rischio. I dati che tieni sono dati che possono essere violati, richiesti da un tribunale o oggetto di una richiesta di accesso. Cinque anni di registri a livello di persona sono una responsabilità sensibilmente più grande di un anno, per un valore che decade in fretta.

Quest'ultimo punto merita di essere sottolineato. L'utilità di un registro a livello di persona crolla di colpo dopo qualche mese. Il rischio che comporta non cala affatto.

Un metodo

  1. Elenca i report che hai consultato negli ultimi tre mesi. Annota il periodo più lungo che uno di essi abbia coperto.
  2. Aggiungi un anno intero se confronti anno su anno, o due o tre cicli se ti serve la stagionalità.
  3. Prendi il più lungo fra quello e il tuo ciclo di conversione.
  4. Arrotonda per eccesso a un mese intero e scrivi il motivo accanto al numero.
  5. Controlla se lo strumento può tenere gli aggregati più a lungo degli eventi grezzi. Se può, imposta una durata breve per gli eventi grezzi e lunga per gli aggregati, cosa che ti dà lo storico senza la responsabilità.
  6. Verifica che la cancellazione avvenga davvero. Metti un promemoria per un mese dopo che il tuo primo periodo è passato e vai a cercare un registro che dovrebbe essere sparito.

Il passo 6 è quello che le persone saltano, ed è l'unico che verifica se il resto era reale. Una politica di conservazione configurata e non applicata è peggio di nessuna, perché è documentata.

Che cosa controllare nello strumento che usi

  • La conservazione è configurabile, o è fissata dal piano?
  • Si applica agli eventi grezzi, agli aggregati, o a tutti e due?
  • Cancellare è cancellare davvero, o è un contrassegno che nasconde le righe dai report?
  • Che cosa succede ai dati già raccolti quando accorci il periodo? Certi strumenti applicano il cambiamento solo da lì in avanti.
  • Puoi esportare prima che la finestra si chiuda?

La terza coglie le persone impreparate. Un «cancellato» che vuol dire «escluso dalla dashboard» non è una cancellazione, e non risponde a una richiesta di accesso da parte dell'interessato.

Dove si colloca Skomi

Skomi lega la conservazione al piano invece di farne un'impostazione per singolo sito, e i periodi sono pubblicati sulla pagina dei prezzi invece di essere scoperti dopo. Quella pagina legge il catalogo dei piani in vigore, ed è per questo che i numeri stanno lì e non sono ripetuti qui.

Due dettagli che vale la pena conoscere, perché sono le domande di sopra:

Le registrazioni di sessione scadono prima dell'analitica su ogni piano. È deliberato. Una registrazione è la cosa più pesante e più rivelatrice che Skomi conserva, ed è quella la cui utilità decade più in fretta; tenerla tanto a lungo quanto un conteggio di pagine viste sarebbe portarsi il rischio più grande per il rendimento più piccolo.

Cancellare è cancellare, e nessun riepilogo resta indietro. Ogni report è calcolato a partire dalle righe conservate e non da un aggregato giornaliero separato, quindi quando le righe di un giorno vengono cancellate, quel giorno sparisce anche da ogni report. Vuol dire davvero che Skomi non ti darà uno storico aggregato lungo dietro una finestra breve di dati grezzi. Se è quella la sistemazione che vuoi, è un motivo giusto per guardare altrove.

Che cosa viene conservato è esposto nell'informativa sulla privacy con l'elenco vero delle colonne invece che con una sua descrizione, e cancellare un sito svuota ogni archivio invece di limitarsi a nasconderlo.

La finestra in sé viene dal tuo piano e si applica per prodotto. La pagina Analytics spiega che cosa succede ai dati finché vengono conservati, e retention è il termine così come Skomi lo usa.