La conservation fait partie de ces réglages qu'on laisse à leur valeur par défaut jusqu'au jour où quelqu'un demande une comparaison d'une année sur l'autre et découvre que les données s'arrêtent il y a quatorze mois. Voici comment choisir un chiffre délibérément.
Partez des rapports que vous ouvrez vraiment
Pas ceux que vous pourriez ouvrir. Ceux que vous avez ouverts le trimestre dernier.
La plupart des questions d'analytics trouvent leur réponse à l'intérieur de 90 jours : comment va ce mois-ci par rapport au précédent, la campagne a-t-elle marché, quelles pages sont lues, d'où venait le trafic. Si c'est vraiment tout ce que vous faites, une conservation courte n'est pas un compromis.
Trois questions demandent plus long, et ce sont celles qui prennent les gens au dépourvu :
La comparaison d'une année sur l'autre demande au moins treize mois, et demande en réalité quatorze pour que la période de comparaison soit complète avant que la période courante ne se termine. Une conservation de douze mois ne peut pas répondre à « comment était ce mois de décembre par rapport au décembre précédent », parce que le décembre précédent est sorti de la fenêtre au moment où celui-ci commençait.
La saisonnalité demande deux ou trois cycles complets avant qu'un motif ne se distingue d'une coïncidence. Pour un commerce de détail, cela fait deux à trois ans.
Les cycles de conversion longs demandent de couvrir le cycle. Si vos acheteurs mettent quatre mois à décider, une fenêtre de 90 jours a jeté le premier contact au moment où la vente se produit, et votre attribution le réaffecte en silence.
Notez laquelle de ces trois choses vous est réellement nécessaire. Si c'est aucune, arrêtez de lire et réglez 12 ou 14 mois.
Ce que la loi exige
Au titre du RGPD, la limitation de la conservation (article 5, paragraphe 1, point e)) dit que les données à caractère personnel ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité. Il n'y a pas de chiffre dans le règlement, parce que la durée nécessaire dépend de la finalité.
La conséquence pratique est que « nous gardons tout pour toujours » n'est pas une politique que vous pouvez défendre, et que « nous gardons 26 mois parce que c'est la valeur par défaut de l'outil » n'en est pas une non plus. Ce qu'il vous faut, c'est une durée que vous avez choisie, une raison que vous pouvez énoncer, et une suppression qui se produit réellement.
Certaines autorités ont été précises dans leurs lignes directrices sur la mesure d'audience. L'exemption de consentement de la CNIL pour la mesure d'audience, par exemple, s'accompagne d'une limite de conservation parmi ses conditions. Si vous vous appuyez sur quelque chose de ce genre, le chiffre n'est pas à vous de le choisir.
Deux choses réduisent le problème plutôt qu'elles ne le résolvent. L'agrégation, garder des totaux quotidiens plutôt que des événements individuels, fait que le long historique n'est plus du tout une donnée à caractère personnel, et la limitation de la conservation cesse donc de s'y appliquer. Et un outil qui ne stocke aucun identifiant persistant a moins à défendre au départ.
Ce que coûte une conservation plus longue
De l'argent, si l'outil la fait payer. Certains le font.
La vitesse des requêtes. Un tableau de bord qui lit cinq ans d'événements est plus lent qu'un tableau qui en lit trois mois, à moins que l'outil ne pré-agrège, et s'il le fait, demandez ce que l'agrégat garde et ce qu'il jette. Les agrégats sont d'habitude construits pour les questions que quelqu'un a anticipées.
La surface de risque. Les données que vous détenez sont des données qui peuvent faire l'objet d'une violation, d'une réquisition ou d'une demande. Cinq ans d'enregistrements au niveau du visiteur constituent une responsabilité matériellement plus grande qu'un an, pour une valeur qui se dégrade vite.
Ce dernier point mérite l'insistance. L'utilité d'un enregistrement au niveau du visiteur tombe d'une falaise au bout de quelques mois. Le risque qu'il porte ne baisse pas du tout.
Une méthode
- Listez les rapports que vous avez ouverts ces trois derniers mois. Notez la plus longue période que l'un d'eux a regardée.
- Ajoutez une année complète si vous comparez d'une année sur l'autre, ou deux à trois cycles s'il vous faut la saisonnalité.
- Prenez la plus longue durée entre cela et votre cycle de conversion.
- Arrondissez au mois entier supérieur et écrivez la raison à côté du chiffre.
- Vérifiez si l'outil peut garder les agrégats plus longtemps que les événements bruts. S'il le peut, réglez les événements bruts court et les agrégats long, ce qui vous donne l'historique sans la responsabilité.
- Vérifiez que la suppression se produit réellement. Posez un rappel un mois après l'écoulement de votre première période et allez chercher un enregistrement qui devrait avoir disparu.
L'étape 6 est celle que les gens sautent, et c'est la seule qui teste si tout le reste était réel. Une politique de conservation configurée mais non appliquée est pire que pas de politique du tout, parce qu'elle est documentée.
Que vérifier dans l'outil que vous utilisez
- La conservation est-elle configurable, ou fixée par le forfait ?
- S'applique-t-elle aux événements bruts, aux agrégats, ou aux deux ?
- La suppression est-elle réellement une suppression, ou un drapeau qui cache des lignes dans les rapports ?
- Qu'advient-il des données déjà collectées quand vous raccourcissez la durée ? Certains outils n'appliquent le changement que pour l'avenir.
- Pouvez-vous exporter avant que la fenêtre ne se referme ?
La troisième question prend les gens au dépourvu. « Supprimé » au sens d'« exclu du tableau de bord » n'est pas une suppression, et cela ne répond pas à une demande d'accès.
Où Skomi se situe
Skomi lie la conservation au forfait plutôt que d'en faire un réglage par site, et les durées sont publiées sur la page des tarifs plutôt que découvertes après coup. Cette page lit le catalogue de forfaits en direct, c'est pourquoi les chiffres sont là et ne sont pas répétés ici.
Deux détails valent d'être connus, parce que ce sont les questions ci-dessus :
Les enregistrements de session expirent plus tôt que l'analytics sur tous les forfaits : 30 jours là où l'analytics en obtient 90 ou 365. C'est délibéré. Un enregistrement est la chose la plus lourde et la plus révélatrice que Skomi stocke, et c'est celle dont l'utilité se dégrade le plus vite ; la garder aussi longtemps qu'un compte de pages vues reviendrait à porter le plus grand risque pour le plus petit rendement.
Une suppression est une suppression, et le cumul part avec. Les totaux quotidiens pré-agrégés sont purgés selon le même calendrier que les lignes à partir desquelles ils ont été construits, parce qu'un site qui garderait ses totaux pour des mois dont les pages vues ont disparu rapporterait à partir de données qu'il ne détient plus. Cela veut bien dire que Skomi ne vous donnera pas un long historique agrégé derrière une courte fenêtre brute, si c'est le dispositif que vous voulez, c'est une raison légitime de regarder ailleurs.
Ce qui est stocké est exposé dans la politique de confidentialité avec la liste réelle des colonnes plutôt qu'avec la description d'une liste, et supprimer un site purge chaque magasin plutôt que de le cacher.
La fenêtre elle-même vient de votre forfait et s'applique par produit, ce que la page Analytics liste à côté de tout le reste de ce qu'elle garde ; rétention est le terme tel que Skomi l'emploie.