La conservación es uno de esos ajustes que se quedan en su valor por defecto hasta el día en que alguien pide una comparación de un año contra otro y descubre que los datos se acaban hace catorce meses. Así puedes elegir un número a conciencia.
Empieza por los informes que abres de verdad
No por los que podrías abrir. Por los que abriste el trimestre pasado.
La mayoría de las preguntas de analítica se responden dentro de 90 días: cómo va este mes comparado con el anterior, si funcionó la campaña, qué páginas se leen, de dónde vino el tráfico. Si eso es de verdad todo lo que haces, una conservación corta no es una renuncia.
Tres preguntas necesitan más, y son las que pillan desprevenida a la gente:
La comparación de un año contra otro necesita al menos trece meses, y en realidad necesita catorce para que el periodo de comparación esté completo antes de que termine el actual. Una conservación de doce meses no puede responder a «cómo fue este diciembre comparado con el diciembre pasado», porque el diciembre pasado salió de la ventana cuando empezaba este.
La estacionalidad necesita dos o tres ciclos completos antes de que un patrón se distinga de una coincidencia. Para un negocio de venta al público eso son dos o tres años.
Los ciclos de conversión largos necesitan cubrir el ciclo. Si tus compradores tardan cuatro meses en decidirse, una ventana de 90 días ya ha descartado el primer contacto para cuando ocurre la venta, y tu atribución lo reasigna en silencio.
Apunta cuál de esas tres necesitas de verdad. Si no necesitas ninguna, deja de leer y pon 12 o 14 meses.
Qué exige la ley
Según el RGPD, la limitación del plazo de conservación (artículo 5, apartado 1, letra e)) dice que los datos personales no pueden conservarse más tiempo del necesario para la finalidad. En el reglamento no hay ningún número, porque el plazo necesario depende de la finalidad.
La consecuencia práctica es que «lo guardamos todo para siempre» no es una política que puedas defender, y «lo guardamos 26 meses porque es el valor por defecto de la herramienta» tampoco lo es. Lo que necesitas es un plazo que elegiste, una razón que puedas enunciar, y un borrado que ocurra de verdad.
Algunas autoridades han sido precisas en sus guías sobre la medición de audiencia. Las excepciones de consentimiento para la medición de audiencia (la de la CNIL francesa es la más detallada, y la AEPD publica su propia guía sobre el uso de las cookies) vienen con condiciones, y una de ellas acota la conservación. Si te apoyas en algo de ese estilo, no te corresponde a ti elegir el número.
Dos cosas reducen el problema en vez de resolverlo. La agregación (guardar totales diarios en vez de eventos individuales) hace que el histórico largo deje de ser en absoluto un dato personal, así que la limitación del plazo deja de aplicársele. Y una herramienta que no almacena ningún identificador persistente tiene menos que defender de partida.
Lo que cuesta una conservación más larga
Dinero, si la herramienta la cobra. Algunas lo hacen.
Velocidad de consulta. Un panel que lee cinco años de eventos es más lento que uno que lee tres meses, a menos que la herramienta pre-agregue. Si lo hace, pregunta qué guarda el agregado y qué descarta. Los agregados suelen construirse para las preguntas que alguien anticipó.
Superficie de riesgo. Los datos que tienes son datos que pueden sufrir una brecha, un requerimiento judicial o una solicitud. Cinco años de registros a nivel de visitante suponen una responsabilidad mucho mayor que un año, por un valor que se deteriora rápido.
Ese último punto merece el énfasis. La utilidad de un registro a nivel de visitante se desploma al cabo de unos meses. El riesgo que conlleva no baja en absoluto.
Un método
- Lista los informes que abriste en los últimos tres meses. Anota el periodo más largo que abarcó alguno de ellos.
- Añade un año completo si comparas de un año a otro, o dos o tres ciclos si necesitas la estacionalidad.
- Quédate con lo más largo entre eso y tu ciclo de conversión.
- Redondea al mes entero por arriba y escribe la razón junto al número.
- Comprueba si la herramienta puede guardar los agregados más tiempo que los eventos brutos. Si puede, pon un plazo corto para los eventos brutos y uno largo para los agregados, lo que te da el histórico sin la responsabilidad.
- Verifica que el borrado ocurre de verdad. Pon un recordatorio para un mes después de que pase tu primer periodo y ve a buscar un registro que debería haber desaparecido.
El paso 6 es el que se salta la gente, y es el único que comprueba si algo de lo demás era real. Una política de conservación configurada pero no aplicada es peor que ninguna, porque está documentada.
Qué comprobar en la herramienta que uses
- ¿La conservación es configurable, o la fija el plan?
- ¿Se aplica a los eventos brutos, a los agregados, o a los dos?
- ¿El borrado es un borrado de verdad, o una marca que esconde filas de los informes?
- ¿Qué les pasa a los datos ya recogidos cuando acortas el plazo? Algunas herramientas solo aplican el cambio a los datos nuevos.
- ¿Puedes exportar antes de que la ventana se cierre?
La tercera es la que pilla desprevenida a más gente. «Borrado» en el sentido de «excluido del panel» no es un borrado, y no responde a una solicitud de acceso.
Dónde se sitúa Skomi
Skomi vincula la conservación al plan en vez de hacerla un ajuste por sitio, y los plazos están publicados en la página de precios en vez de descubrirse después. Esa página lee el catálogo de planes en vivo, y por eso los números están ahí y no se repiten aquí.
Dos detalles que conviene saber, porque son las preguntas de arriba:
Las grabaciones de sesión caducan antes que la analítica en todos los planes. Es deliberado. Una grabación es lo más pesado y lo más revelador que almacena Skomi, y es aquello cuya utilidad se deteriora más rápido; guardarla tanto como un recuento de páginas vistas sería cargar con el mayor riesgo por el menor rendimiento.
Un borrado es un borrado, y no queda ningún resumen detrás. Cada informe se calcula a partir de las filas almacenadas y no de un resumen diario aparte, así que cuando se borran las filas de un día, ese día desaparece también de todos los informes. Eso sí significa que Skomi no te va a dar un histórico agregado largo detrás de una ventana corta de datos brutos. Si esa es la disposición que quieres, es una razón legítima para mirar en otra parte.
Lo que se almacena está expuesto en la política de privacidad con la lista real de columnas y no con la descripción de una, y borrar un sitio vacía todos los almacenes de datos en vez de solo ocultarlo.
La ventana en sí viene de tu plan y se aplica por producto. La página de Analytics explica qué pasa con los datos mientras se conservan, y retención es el término tal como lo emplea Skomi.