A conservação é uma daquelas definições que ficam no valor de origem até ao dia em que alguém pede uma comparação homóloga e descobre que os dados param há catorze meses. Eis como escolher um número de forma deliberada.
Começa pelos relatórios que consultas mesmo
Não pelos que podias consultar. Pelos que abriste no trimestre passado.
A maior parte das perguntas de analítica respondem-se dentro de 90 dias: como está este mês em comparação com o anterior, a campanha resultou, que páginas são lidas, de onde veio o tráfego. Se é mesmo só isso que fazes, uma conservação curta não é uma cedência.
Há três perguntas que precisam de mais tempo, e são as que apanham as pessoas desprevenidas:
A comparação homóloga precisa de pelo menos treze meses, e precisa mesmo de catorze para o período de comparação estar completo antes de o atual acabar. Uma conservação de doze meses não consegue responder a "como foi este dezembro comparado com o dezembro passado", porque o dezembro passado saiu da janela quando este começou.
A sazonalidade precisa de dois ou três ciclos completos antes de um padrão se distinguir de uma coincidência. Para um negócio de retalho isso são dois a três anos.
Os ciclos de conversão longos precisam de cobrir o ciclo. Se os teus compradores demoram quatro meses a decidir, uma janela de 90 dias já descartou o primeiro contacto quando a venda acontece, e a tua atribuição reatribui-o em silêncio.
Aponta qual dessas três precisas mesmo. Se não precisares de nenhuma, para de ler e define 12 ou 14 meses.
O que a lei exige
Ao abrigo do RGPD, a limitação da conservação (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)) diz que os dados pessoais não podem ser guardados mais tempo do que o necessário para a finalidade. Não há nenhum número no regulamento, porque o período necessário depende da finalidade.
A consequência prática é que "guardamos tudo para sempre" não é uma política que consigas defender, e "guardamos 26 meses porque é o valor de origem da ferramenta" também não é. O que precisas é de um período que escolheste, de uma razão que consigas enunciar, e de um apagamento que aconteça mesmo.
Algumas autoridades foram precisas nas suas orientações sobre medição de audiência. As exceções ao consentimento para medição de audiência (a da CNIL francesa é a mais detalhada, e a CNPD publica as suas próprias orientações sobre cookies) vêm com condições, e uma delas limita a conservação. Se te apoias em alguma coisa desse género, o número não te cabe a ti escolher.
Há duas coisas que reduzem o problema em vez de o resolver. A agregação (guardar totais diários em vez de eventos individuais) faz com que o histórico longo deixe de todo de ser um dado pessoal, portanto a limitação da conservação deixa de se lhe aplicar. E uma ferramenta que não guarda nenhum identificador persistente tem menos para defender à partida.
O que custa uma conservação mais longa
Dinheiro, se a ferramenta cobrar por isso. Algumas cobram.
Velocidade das consultas. Um painel a ler cinco anos de eventos é mais lento do que um a ler três meses, a não ser que a ferramenta pré-agregue. Se o fizer, pergunta o que o agregado guarda e o que descarta. Os agregados são normalmente construídos para as perguntas que alguém antecipou.
Superfície de risco. Os dados que tens são dados que podem ser violados, requisitados por um tribunal, ou pedidos. Cinco anos de registos ao nível do visitante representam uma responsabilidade muito maior do que um ano, por um valor que se deteriora depressa.
Este último ponto merece a ênfase. A utilidade de um registo ao nível do visitante cai a pique ao fim de alguns meses. O risco que implica não diminui nada.
Um método
- Faz a lista dos relatórios que consultaste nos últimos três meses. Anota o período mais longo que algum deles abrangeu.
- Acrescenta um ano inteiro se fazes comparações homólogas, ou dois a três ciclos se precisas de sazonalidade.
- Fica com o mais longo entre isso e o teu ciclo de conversão.
- Arredonda para cima até um mês inteiro e escreve a razão ao lado do número.
- Verifica se a ferramenta consegue guardar agregados durante mais tempo do que os eventos em bruto. Se conseguir, define um prazo curto para os eventos em bruto e um longo para os agregados, o que te dá o histórico sem a responsabilidade.
- Confirma que o apagamento acontece mesmo. Põe um lembrete para um mês depois de o teu primeiro período passar e vai à procura de um registo que já devia ter desaparecido.
O passo 6 é o que as pessoas saltam, e é o único que testa se o resto era real. Uma política de conservação que está configurada e não é aplicada é pior do que nenhuma, porque está documentada.
O que verificar na ferramenta que usas
- A conservação é configurável, ou é fixada pelo plano?
- Aplica-se aos eventos em bruto, aos agregados, ou aos dois?
- Apagar é apagar mesmo, ou é uma marca que esconde linhas dos relatórios?
- O que acontece aos dados já recolhidos quando encurtas o período? Algumas ferramentas aplicam a mudança apenas daí para a frente.
- Consegues exportar antes de a janela fechar?
A terceira é a que apanha mais gente desprevenida. Um "apagado" que quer dizer "excluído do painel" não é apagamento, e não responde a um pedido de acesso do titular.
Onde é que a Skomi se posiciona
A Skomi liga a conservação ao plano em vez de fazer dela uma definição por sítio, e os períodos são publicados na página de preços em vez de serem descobertos depois. Essa página lê o catálogo de planos em direto, e é por isso que os números estão lá e não se repetem aqui.
Há dois pormenores que vale a pena conhecer, porque são as perguntas de cima:
As gravações de sessão expiram mais cedo do que a analítica em todos os planos. É de propósito. Uma gravação é a coisa mais pesada e mais reveladora que a Skomi guarda, e é a coisa cuja utilidade se deteriora mais depressa; guardá-la tanto tempo como uma contagem de páginas vistas seria carregar o maior risco pelo menor retorno.
Apagar é apagar mesmo, e não fica nenhum resumo para trás. Cada relatório é calculado a partir das linhas guardadas e não de um agregado diário à parte, portanto quando as linhas de um dia são apagadas, esse dia desaparece também de todos os relatórios. Isso quer mesmo dizer que a Skomi não te vai dar um histórico agregado longo por trás de uma janela curta de dados em bruto. Se é esse o arranjo que queres, é uma razão justa para olhar para outro lado.
O que é guardado está exposto na política de privacidade com a lista de colunas verdadeira em vez de uma descrição dela, e apagar um sítio limpa todos os armazenamentos em vez de apenas o esconder.
A própria janela vem do teu plano e aplica-se por produto. A página do Analytics explica o que acontece aos dados enquanto são guardados, e retenção é o termo tal como a Skomi o usa.