A conservação é uma daquelas definições que fica no valor de origem até ao dia em que alguém pede uma comparação homóloga e descobre que os dados param há catorze meses. Eis como escolher um número de propósito.
Começa pelos relatórios que fazes mesmo
Não os que podias fazer. Os que abriste no trimestre passado.
A maior parte das perguntas de analítica respondem-se dentro de 90 dias: como está este mês contra o passado, a campanha resultou, que páginas são lidas, de onde veio o tráfego. Se é genuinamente isso tudo o que fazes, uma conservação curta não é uma cedência.
Há três perguntas que precisam de mais tempo, e são as que apanham as pessoas desprevenidas:
A comparação homóloga precisa de pelo menos treze meses, e precisa mesmo de catorze para o período de comparação estar completo antes de o atual acabar. Uma conservação de doze meses não consegue responder a "como foi este dezembro contra o dezembro passado", porque o dezembro passado saiu da janela quando este começou.
A sazonalidade precisa de dois ou três ciclos completos antes de um padrão se distinguir de uma coincidência. Para um negócio de retalho isso são dois a três anos.
Os ciclos de conversão longos precisam de cobrir o ciclo. Se os teus compradores demoram quatro meses a decidir, uma janela de 90 dias já deitou fora o primeiro toque quando a venda acontece, e a tua atribuição reatribui-o em silêncio.
Aponta qual dessas três precisas mesmo. Se nenhuma, para de ler e define 12 ou 14 meses.
O que a lei exige
Ao abrigo do RGPD, a limitação da conservação (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)) diz que os dados pessoais não podem ser guardados mais tempo do que o necessário para a finalidade. Não há nenhum número no regulamento, porque o período necessário depende da finalidade.
A consequência prática é que "guardamos tudo para sempre" não é uma política que consigas defender, e "guardamos 26 meses porque é o valor de origem da ferramenta" também não é. O que precisas é de um período que escolheste, de uma razão que consigas enunciar, e de um apagamento que aconteça mesmo.
Algumas autoridades foram precisas nas suas orientações sobre medição de audiência. As exceções ao consentimento para medição de audiência (a da CNIL francesa é a mais detalhada, e a CNPD publica as suas próprias orientações sobre cookies) vêm com condições, e uma delas limita a conservação. Se te apoias em alguma coisa desse género, o número não te cabe a ti escolher.
Há duas coisas que reduzem o problema em vez de o resolver. A agregação, guardar totais diários em vez de eventos individuais, faz com que o histórico longo deixe de ser um dado pessoal de todo, portanto a limitação da conservação deixa de se lhe aplicar. E uma ferramenta que não guarda nenhum identificador persistente tem menos para defender à partida.
O que custa uma conservação mais longa
Dinheiro, se a ferramenta cobrar por isso. Algumas cobram.
Velocidade das perguntas. Um painel a ler cinco anos de eventos é mais lento do que um a ler três meses, a não ser que a ferramenta pré-agregue, e se o fizer, pergunta o que o agregado guarda e o que deita fora. Os agregados são normalmente construídos para as perguntas que alguém antecipou.
Superfície de risco. Os dados que tens são dados que podem ser violados, requisitados por um tribunal, ou pedidos. Cinco anos de registos ao nível do visitante são uma responsabilidade materialmente maior do que um ano, por um valor que se deteriora depressa.
Este último ponto merece a ênfase. A utilidade de um registo ao nível do visitante cai a pique ao fim de alguns meses. O risco que ele transporta não cai nada.
Um método
- Faz a lista dos relatórios que fizeste nos últimos três meses. Aponta o período mais longo para que algum deles olhou.
- Acrescenta um ano inteiro se comparas homologamente, ou dois a três ciclos se precisas de sazonalidade.
- Fica com o mais longo entre isso e o teu ciclo de conversão.
- Arredonda para cima até um mês inteiro e escreve a razão ao lado do número.
- Verifica se a ferramenta consegue guardar agregados durante mais tempo do que os eventos em bruto. Se conseguir, define os eventos em bruto curtos e os agregados longos, o que te dá o histórico sem a responsabilidade.
- Confirma que o apagamento acontece mesmo. Põe um lembrete para um mês depois de o teu primeiro período passar e vai à procura de um registo que já devia ter desaparecido.
O passo 6 é o que as pessoas saltam, e é o único que testa se algum dos outros era verdade. Uma política de conservação que está configurada e não é aplicada é pior do que nenhuma, porque está documentada.
O que verificar na ferramenta que usas
- A conservação é configurável, ou é fixada pelo plano?
- Aplica-se aos eventos em bruto, aos agregados, ou aos dois?
- Apagar é apagar mesmo, ou é uma marca que esconde linhas dos relatórios?
- O que acontece aos dados já recolhidos quando encurtas o período? Algumas ferramentas aplicam a mudança apenas daí para a frente.
- Consegues exportar antes de a janela fechar?
A terceira apanha as pessoas. Um "apagado" que quer dizer "excluído do painel" não é apagar, e não responde a um pedido de acesso do titular.
Onde é que a Skomi se posiciona
A Skomi liga a conservação ao plano em vez de fazer dela uma definição por sítio, e os períodos são publicados na página de preços em vez de descobertos depois do facto. Essa página lê o catálogo de planos em direto, e é por isso que os números estão lá e não repetidos aqui.
Há dois pormenores que vale a pena conhecer, porque são as perguntas de cima:
As gravações de sessão expiram mais cedo do que a analítica em todos os planos: 30 dias onde a analítica tem 90 ou 365. É de propósito. Uma gravação é a coisa mais pesada e mais reveladora que a Skomi guarda, e é a coisa cuja utilidade se deteriora mais depressa; guardá-la tanto tempo como uma contagem de páginas vistas seria carregar o maior risco pelo menor retorno.
Apagar é apagar mesmo, e o agregado vai com o resto. Os totais diários pré-agregados são purgados no mesmo calendário que as linhas a partir das quais foram construídos, porque um sítio que guardasse os totais de meses cujas páginas vistas desapareceram estaria a reportar a partir de dados que já não tem. Isso quer mesmo dizer que a Skomi não te vai dar um histórico agregado longo por trás de uma janela em bruto curta, se é esse o arranjo que queres, é uma razão justa para olhar para outro lado.
O que é guardado está exposto na política de privacidade com a lista de colunas verdadeira em vez de uma descrição dela, e apagar um sítio purga todos os armazenamentos em vez de o esconder.
A própria janela vem do teu plano e aplica-se por produto, coisa que a página do Analytics lista ao lado de tudo o resto que guarda; a conservação é o termo tal como a Skomi o usa.