Die Aufbewahrungsfrist ist eine dieser Einstellungen, die auf der Voreinstellung stehen bleiben, bis eines Tages jemand einen Vorjahresvergleich verlangt und feststellt, dass die Daten vor vierzehn Monaten aufhören. So wählen Sie eine Zahl bewusst.

Beginnen Sie bei den Berichten, die Sie tatsächlich abrufen

Nicht bei denen, die Sie abrufen könnten. Bei denen, die Sie letztes Quartal geöffnet haben.

Die meisten Analytics-Fragen sind innerhalb von 90 Tagen beantwortet: Wie schneidet dieser Monat im Vergleich zum letzten ab, hat die Kampagne gewirkt, welche Seiten werden gelesen, woher kam der Verkehr. Wenn das wirklich alles ist, was Sie tun, ist eine kurze Aufbewahrung kein Zugeständnis.

Drei Fragen brauchen länger, und genau sie erwischen viele kalt:

Der Vorjahresvergleich braucht mindestens dreizehn Monate und eigentlich vierzehn, damit der Vergleichszeitraum vollständig ist, bevor der laufende endet. Eine Aufbewahrung von zwölf Monaten kann „wie war dieser Dezember im Vergleich zum letzten" nicht beantworten, denn der letzte Dezember fiel aus dem Zeitraum, als dieser begann.

Saisonalität braucht zwei oder drei volle Zyklen, bevor ein Muster von einem Zufall zu unterscheiden ist. Für ein Handelsunternehmen sind das zwei bis drei Jahre.

Lange Konversionszyklen müssen den Zyklus abdecken. Wenn Ihre Käufer vier Monate brauchen, um sich zu entscheiden, hat ein Zeitraum von 90 Tagen den ersten Kontakt längst verworfen, wenn der Verkauf zustande kommt, und Ihre Zuordnung ordnet ihn stillschweigend neu zu.

Schreiben Sie auf, welche der drei Sie tatsächlich brauchen. Wenn keine, hören Sie hier auf zu lesen und stellen Sie 12 oder 14 Monate ein.

Was das Gesetz verlangt

Nach der DSGVO sagt die Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e), dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für den Zweck erforderlich ist. Eine Zahl steht nicht in der Verordnung, denn die erforderliche Frist hängt vom Zweck ab.

Die praktische Folge ist, dass „wir behalten alles für immer" keine vertretbare Regelung ist und „wir behalten es 26 Monate, weil das Werkzeug das voreinstellt" auch nicht. Was Sie brauchen, ist eine Frist, die Sie gewählt haben, ein Grund, den Sie nennen können, und eine Löschung, die tatsächlich geschieht.

Manche Aufsichtsbehörden sind in Handreichungen zur Reichweitenmessung deutlich geworden. Die Ausnahme der CNIL für einwilligungsfreie Reichweitenmessung etwa hat eine Aufbewahrungsgrenze als eine ihrer Bedingungen. Wenn Sie sich auf so etwas stützen, können Sie die Zahl nicht frei wählen.

Zwei Dinge verkleinern das Problem, statt es zu lösen. Aggregation (also Tagessummen statt einzelner Ereignisse aufzubewahren) heißt, dass die lange Historie überhaupt keine personenbezogenen Daten mehr enthält, die Speicherbegrenzung also nicht mehr für sie gilt. Und ein Werkzeug, das keine dauerhafte Kennung speichert, hat von vornherein weniger zu verteidigen.

Was längere Aufbewahrung kostet

Geld, wenn das Werkzeug danach abrechnet. Manche tun das.

Abfragegeschwindigkeit. Ein Dashboard, das fünf Jahre Ereignisse liest, ist langsamer als eines, das drei Monate liest, es sei denn, das Werkzeug aggregiert vorab. Wenn es das tut, fragen Sie, was das Aggregat behält und was es wegwirft. Aggregate sind meist für die Fragen gebaut, die jemand vorhergesehen hat.

Angriffsfläche. Daten, die Sie vorhalten, sind Daten, die abfließen, beschlagnahmt oder angefordert werden können. Fünf Jahre Datensätze auf Besucherebene sind ein deutlich größeres Haftungsrisiko als ein Jahr, und das für einen Wert, der schnell verfällt.

Der letzte Punkt verdient die Betonung. Der Nutzen eines Datensatzes auf Besucherebene bricht nach ein paar Monaten steil ein. Das Risiko, das er trägt, sinkt überhaupt nicht.

Eine Methode

  1. Listen Sie die Berichte auf, die Sie in den letzten drei Monaten abgerufen haben. Notieren Sie den längsten Zeitraum, den einer davon betrachtet hat.
  2. Addieren Sie ein volles Jahr, wenn Sie Vorjahresvergleiche machen, oder zwei bis drei Zyklen, wenn Sie Saisonalität brauchen.
  3. Nehmen Sie den längeren der beiden Werte: diesen oder Ihren Konversionszyklus.
  4. Runden Sie auf einen vollen Monat auf und schreiben Sie den Grund neben die Zahl.
  5. Prüfen Sie, ob das Werkzeug Aggregate länger behalten kann als rohe Ereignisse. Wenn ja, stellen Sie rohe Ereignisse kurz und Aggregate lang ein. So haben Sie die Historie ohne das Haftungsrisiko.
  6. Vergewissern Sie sich, dass die Löschung tatsächlich geschieht. Setzen Sie sich eine Erinnerung auf einen Monat nach Ablauf Ihrer ersten Frist und suchen Sie nach einem Datensatz, der weg sein sollte.

Schritt 6 ist der, den Menschen überspringen, und er ist der einzige, der prüft, ob irgendetwas vom Rest echt war. Eine Aufbewahrungsregelung, die eingerichtet, aber nicht durchgesetzt ist, ist schlimmer als keine, denn sie ist dokumentiert.

Was im Werkzeug zu prüfen ist, das Sie nutzen

  • Ist die Aufbewahrung einstellbar oder vom Tarif festgelegt?
  • Gilt sie für rohe Ereignisse, für Aggregate oder für beides?
  • Ist Löschen tatsächlich Löschen oder ein Kennzeichen, das Zeilen aus Berichten ausblendet?
  • Was geschieht mit bereits erhobenen Daten, wenn Sie die Frist verkürzen? Manche Werkzeuge wenden die Änderung nur auf künftige Daten an.
  • Können Sie exportieren, bevor das Fenster schließt?

Am dritten Punkt scheitern viele. „Gelöscht", das „aus dem Dashboard ausgeschlossen" heißt, ist keine Löschung, und es beantwortet kein Auskunftsersuchen.

Wo Skomi steht

Skomi bindet die Aufbewahrung an den Tarif, statt sie zu einer Einstellung je Website zu machen, und die Fristen stehen auf der Preisseite, statt hinterher entdeckt zu werden. Diese Seite liest den aktuellen Tarifkatalog, weshalb die Zahlen dort stehen und hier nicht wiederholt werden.

Zwei Einzelheiten sind wissenswert, denn sie sind die Fragen von oben:

Sitzungsaufzeichnungen laufen in jedem Tarif früher ab als die Analytics-Daten. Das ist Absicht. Eine Aufzeichnung ist das Schwerste und Aufschlussreichste, was Skomi speichert, und das, dessen Nutzen am schnellsten verfällt; sie so lange zu behalten wie eine Seitenaufrufzählung hieße, das größte Risiko für den kleinsten Ertrag zu tragen.

Löschen ist Löschen, und keine Zusammenfassung bleibt zurück. Jeder Bericht wird aus den gespeicherten Zeilen berechnet statt aus einer separaten Tageszusammenfassung. Werden die Zeilen eines Tages gelöscht, verschwindet dieser Tag also auch aus jedem Bericht. Das heißt allerdings, dass Skomi Ihnen keine lange Aggregathistorie hinter einem kurzen Rohdatenzeitraum geben wird. Wenn Sie genau das wollen, ist das ein fairer Grund, sich anderswo umzusehen.

Was gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung mit der tatsächlichen Spaltenliste statt einer Beschreibung davon, und wer eine Website löscht, leert jeden Speicher, statt die Daten nur auszublenden.

Das Fenster selbst kommt aus Ihrem Tarif und gilt je Produkt. Die Analytics-Seite sagt, was mit den Daten geschieht, solange sie aufbewahrt werden, und Retention ist der Begriff, wie Skomi ihn verwendet.