Die Aufbewahrungsfrist ist eine dieser Einstellungen, die auf der Voreinstellung stehen bleiben, bis eines Tages jemand einen Vorjahresvergleich verlangt und feststellt, dass die Daten vor vierzehn Monaten aufhören. So wählen Sie eine Zahl bewusst.

Beginnen Sie bei den Berichten, die Sie tatsächlich abrufen

Nicht bei denen, die Sie abrufen könnten. Bei denen, die Sie letztes Quartal geöffnet haben.

Die meisten Analytics-Fragen sind innerhalb von 90 Tagen beantwortet: Wie steht dieser Monat gegen den letzten, hat die Kampagne gewirkt, welche Seiten werden gelesen, woher kam der Verkehr. Wenn das wirklich alles ist, was Sie tun, ist eine kurze Aufbewahrung kein Zugeständnis.

Drei Fragen brauchen länger, und es sind die, die Menschen kalt erwischen:

Der Vorjahresvergleich braucht mindestens dreizehn Monate und eigentlich vierzehn, damit der Vergleichszeitraum vollständig ist, bevor der laufende endet. Eine Aufbewahrung von zwölf Monaten kann „wie war dieser Dezember gegen den letzten Dezember" nicht beantworten, denn der letzte Dezember verließ das Fenster, als dieser begann.

Saisonalität braucht zwei oder drei volle Zyklen, bevor ein Muster von einem Zufall zu unterscheiden ist. Für ein Handelsunternehmen sind das zwei bis drei Jahre.

Lange Konversionszyklen müssen den Zyklus abdecken. Wenn Ihre Käufer vier Monate brauchen, um sich zu entscheiden, hat ein Fenster von 90 Tagen den ersten Kontakt längst weggeworfen, wenn der Verkauf geschieht, und Ihre Zuordnung weist ihn still neu zu.

Schreiben Sie auf, welche der drei Sie tatsächlich brauchen. Wenn keine, hören Sie hier auf zu lesen und stellen Sie 12 oder 14 Monate ein.

Was das Gesetz verlangt

Nach der DSGVO sagt die Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e), dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für den Zweck erforderlich ist. Eine Zahl steht nicht in der Verordnung, denn die erforderliche Frist hängt vom Zweck ab.

Die praktische Folge ist, dass „wir behalten alles für immer" keine vertretbare Regelung ist und „wir behalten es 26 Monate, weil das Werkzeug das voreinstellt" auch nicht. Was Sie brauchen, ist eine Frist, die Sie gewählt haben, ein Grund, den Sie nennen können, und eine Löschung, die tatsächlich geschieht.

Manche Aufsichtsbehörden sind in Handreichungen zur Reichweitenmessung deutlich geworden. Die Ausnahme der CNIL für einwilligungsfreie Reichweitenmessung etwa kommt mit einer Aufbewahrungsgrenze als einer ihrer Bedingungen. Wenn Sie sich auf so etwas stützen, ist die Zahl nicht Ihre Wahl.

Zwei Dinge verkleinern das Problem, statt es zu lösen. Aggregation, also Tagessummen statt einzelner Ereignisse aufzubewahren, heißt, dass die lange Historie überhaupt kein personenbezogenes Datum mehr ist, die Speicherbegrenzung also nicht mehr für sie gilt. Und ein Werkzeug, das keine dauerhafte Kennung speichert, hat von vornherein weniger zu verteidigen.

Was längere Aufbewahrung kostet

Geld, wenn das Werkzeug danach abrechnet. Manche tun das.

Abfragegeschwindigkeit. Ein Dashboard, das fünf Jahre Ereignisse liest, ist langsamer als eines, das drei Monate liest, es sei denn, das Werkzeug aggregiert vorab, und wenn es das tut, fragen Sie, was das Aggregat behält und was es wegwirft. Aggregate sind meist für die Fragen gebaut, die jemand vorhergesehen hat.

Angriffsfläche. Daten, die Sie halten, sind Daten, die abfließen, beschlagnahmt oder angefordert werden können. Fünf Jahre Datensätze auf Besucherebene sind eine deutlich größere Haftung als eines, für einen Wert, der schnell verfällt.

Der letzte Punkt verdient die Betonung. Der Nutzen eines Datensatzes auf Besucherebene fällt nach ein paar Monaten von einer Klippe. Das Risiko, das er trägt, fällt überhaupt nicht.

Eine Methode

  1. Listen Sie die Berichte auf, die Sie in den letzten drei Monaten abgerufen haben. Notieren Sie den längsten Zeitraum, den einer davon betrachtet hat.
  2. Addieren Sie ein volles Jahr, wenn Sie Vorjahresvergleiche machen, oder zwei bis drei Zyklen, wenn Sie Saisonalität brauchen.
  3. Nehmen Sie den längeren von diesem und Ihrem Konversionszyklus.
  4. Runden Sie auf einen vollen Monat auf und schreiben Sie den Grund neben die Zahl.
  5. Prüfen Sie, ob das Werkzeug Aggregate länger behalten kann als rohe Ereignisse. Wenn ja, stellen Sie rohe Ereignisse kurz und Aggregate lang ein, was Ihnen die Historie ohne die Haftung gibt.
  6. Vergewissern Sie sich, dass die Löschung tatsächlich geschieht. Setzen Sie sich eine Erinnerung auf einen Monat nach Ablauf Ihrer ersten Frist und suchen Sie nach einem Datensatz, der weg sein sollte.

Schritt 6 ist der, den Menschen überspringen, und er ist der einzige, der prüft, ob irgendetwas vom Rest echt war. Eine Aufbewahrungsregelung, die eingerichtet, aber nicht durchgesetzt ist, ist schlimmer als keine, denn sie ist dokumentiert.

Was im Werkzeug zu prüfen ist, das Sie nutzen

  • Ist die Aufbewahrung einstellbar oder vom Tarif festgelegt?
  • Gilt sie für rohe Ereignisse, für Aggregate oder für beides?
  • Ist Löschen tatsächlich Löschen oder ein Kennzeichen, das Zeilen aus Berichten ausblendet?
  • Was geschieht mit bereits erhobenen Daten, wenn Sie die Frist verkürzen? Manche Werkzeuge wenden die Änderung nur nach vorn an.
  • Können Sie exportieren, bevor das Fenster schließt?

Der dritte Punkt erwischt Menschen. „Gelöscht", das „aus dem Dashboard ausgeschlossen" heißt, ist keine Löschung, und es beantwortet kein Auskunftsersuchen.

Wo Skomi steht

Skomi bindet die Aufbewahrung an den Tarif, statt sie zu einer Einstellung je Website zu machen, und die Fristen stehen auf der Preisseite, statt hinterher entdeckt zu werden. Diese Seite liest den lebenden Tarifkatalog, weshalb die Zahlen dort stehen und hier nicht wiederholt werden.

Zwei Einzelheiten sind wissenswert, denn sie sind die Fragen von oben:

Sitzungsaufzeichnungen laufen in jedem Tarif früher ab als die Analytics: 30 Tage, wo die Analytics 90 oder 365 bekommt. Das ist Absicht. Eine Aufzeichnung ist das Schwerste und Aufschlussreichste, was Skomi speichert, und das, dessen Nutzen am schnellsten verfällt; sie so lange zu behalten wie eine Seitenaufrufzählung hieße, das größte Risiko für den kleinsten Ertrag zu tragen.

Löschen ist Löschen, und die Zusammenfassung geht mit. Die vorab zusammengefassten Tagessummen werden nach demselben Plan bereinigt wie die Zeilen, aus denen sie gebaut wurden, denn eine Website, die ihre Summen für Monate behielte, deren Seitenaufrufe fort sind, berichtete aus Daten, die sie nicht mehr hält. Das heißt allerdings, dass Skomi Ihnen keine lange Aggregathistorie hinter einem kurzen Rohfenster geben wird, wenn das die Anordnung ist, die Sie wollen, ist das ein fairer Grund, sich anderswo umzusehen.

Was gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung mit der tatsächlichen Spaltenliste statt einer Beschreibung davon, und eine Website zu löschen bereinigt jeden Speicher, statt sie auszublenden.

Das Fenster selbst kommt aus Ihrem Tarif und gilt je Produkt, was die Analytics-Seite neben allem anderen aufführt, was sie aufbewahrt; Retention ist der Begriff, wie Skomi ihn verwendet.