Срок хранения — одна из тех настроек, которые оставляют на значении по умолчанию до того дня, когда кто-то просит сравнение «год к году» и обнаруживает, что данные кончаются четырнадцать месяцев назад. Вот как выбрать число осознанно.
Начните с отчётов, которые вы действительно открываете
Не с тех, которые могли бы открыть. С тех, что открывали в прошлом квартале.
На большинство вопросов аналитики можно ответить в пределах 90 дней: как этот месяц в сравнении с прошлым, сработала ли кампания, какие страницы читают, откуда пришёл трафик. Если это действительно всё, что вы делаете, короткий срок хранения не компромисс.
Трём вопросам нужен более долгий срок, и именно на них люди и попадаются:
Сравнению «год к году» нужно минимум тринадцать месяцев, а на самом деле четырнадцать, чтобы период сравнения был полон до того, как кончится текущий. Двенадцатимесячное хранение не ответит на вопрос «как этот декабрь в сравнении с прошлым», потому что прошлый декабрь ушёл из окна, когда начался этот.
Сезонности нужно два-три полных цикла, прежде чем закономерность станет отличима от совпадения. Для розницы это два-три года.
Долгим циклам сделки нужно покрывать сам цикл. Если ваши покупатели решают четыре месяца, окно в 90 дней к моменту продажи уже отбросило первое касание, и ваша атрибуция молча припишет продажу другому источнику.
Запишите, какие из этих трёх вам действительно нужны. Если не нужен ни один, дальше можно не читать: ставьте 12 или 14 месяцев.
Чего требует закон
По GDPR ограничение хранения (статья 5(1)(e)) говорит, что персональные данные нельзя хранить дольше, чем необходимо для цели. Числа в регламенте нет, потому что необходимый срок зависит от цели.
Практическое следствие в том, что «мы храним всё вечно» — не та политика, которую можно защитить, и «мы храним 26 месяцев, потому что так стоит в инструменте» — тоже. Нужен срок, который вы выбрали, причина, которую вы можете назвать, и удаление, которое действительно происходит.
Некоторые надзорные органы высказались об измерении аудитории вполне конкретно. Например, исключение CNIL для измерения аудитории без согласия включает ограничение срока хранения в число своих условий. Если вы опираетесь на что-то подобное, число выбираете не вы.
Две вещи уменьшают проблему, а не решают её. Агрегация (хранение дневных итогов вместо отдельных событий) означает, что длинная история вообще перестаёт быть персональными данными, и ограничение хранения к ней перестаёт применяться. А инструменту, который не хранит постоянного идентификатора, изначально меньше что защищать.
Во что обходится более долгое хранение
В деньги, если инструмент берёт за это плату. Некоторые берут.
В скорость запросов. Панель, читающая пять лет событий, медленнее той, что читает три месяца, если только инструмент не агрегирует заранее. А если агрегирует, спросите, что агрегат сохраняет и что выбрасывает. Агрегаты обычно строятся под те вопросы, которые кто-то предугадал.
В риски. Данные, которые вы храните, — это данные, которые могут быть украдены, истребованы судом или запрошены. Пять лет записей на уровне посетителей — заметно большая ответственность, чем один год, ради ценности, которая быстро убывает.
Последний пункт стоит подчеркнуть. Полезность записи на уровне посетителя резко падает через несколько месяцев. Риск, который она несёт, не снижается вовсе.
Метод
- Перечислите отчёты, которые вы открывали за последние три месяца. Отметьте самый длинный период, который охватывал любой из них.
- Добавьте полный год, если вы сравниваете «год к году», или два-три цикла, если вам нужна сезонность.
- Возьмите большее из этого и вашего цикла сделки.
- Округлите вверх до целого месяца и запишите причину рядом с числом.
- Проверьте, может ли инструмент хранить агрегаты дольше, чем сырые события. Если может, поставьте сырым событиям короткий срок, а агрегатам длинный: это даст вам историю без ответственности.
- Убедитесь, что удаление действительно происходит. Поставьте себе напоминание на месяц после того, как истечёт ваш первый период, и поищите запись, которой быть не должно.
Шестой шаг пропускают, а он единственный проверяет, было ли настоящим всё остальное. Политика хранения, которая настроена, но не исполняется, хуже, чем никакой, потому что она задокументирована.
Что проверить в своём инструменте
- Настраивается ли срок хранения или задан планом?
- Применяется ли он к сырым событиям, к агрегатам или к обоим?
- Удаление — это удаление или флаг, прячущий строки из отчётов?
- Что происходит с уже собранными данными, когда вы укорачиваете период? Некоторые инструменты применяют изменение только к новым данным.
- Можно ли выгрузить до закрытия окна?
На третьем люди и попадаются. «Удалено» в значении «исключено из панели» — не удаление, и на запрос субъекта данных оно не отвечает.
Где здесь Skomi
Skomi привязывает срок хранения к плану, а не делает его настройкой отдельного сайта, и сроки публикуются на странице цен, а не обнаруживаются постфактум. Эта страница берёт данные из актуального каталога планов, поэтому цифры приведены там и здесь не повторяются.
Две детали стоит знать, потому что это и есть вопросы выше:
Записи сессий удаляются раньше данных аналитики на любом плане. Это намеренно. Запись — самое тяжёлое и самое раскрывающее, что хранит Skomi, и её полезность убывает быстрее всего; хранить её столько же, сколько подсчёт просмотров страниц, значило бы нести самый большой риск ради самой малой отдачи.
Удаление — это удаление, и никакой сводки после него не остаётся. Каждый отчёт считается из хранимых строк, а не из отдельной дневной свёртки, поэтому, когда строки за день удаляются, этот день пропадает и из всех отчётов. Это значит, что длинной истории агрегатов за коротким окном сырых данных Skomi вам не даст, и если вам нужно именно такое устройство, это законная причина посмотреть в другую сторону.
Что хранится, изложено в политике конфиденциальности настоящим списком столбцов, а не его описанием, а удаление сайта вычищает каждое хранилище, а не прячет его.
Само окно задаёт ваш план, и у каждого продукта оно своё. Страница Analytics рассказывает, что происходит с данными, пока они хранятся, а retention — термин в том смысле, в каком его использует Skomi.